När en användare slutar på kontoret

Det inträffar ibland att någon på kontoret slutar och att du då behöver ändra om bland användarna i Capitex Säljstöd. Detta tips och trix ska belysa ämnet och visa hur du ska gå till väga. Du bör läsa hela artikeln innan du börjar. För att nedanstående ska fungera behöver du vara inloggad som användare SYSTEM eller vara en användare som har systemrättigheter.

På vårt fiktiva företag finns en användare som heter Stefan Pettersson. Han är mäklare men har nu slutat. Användaren Stefan har ett antal moduler/licenser som är kopplade till honom och som ska frigöras, exempelvis för en eventuell nyanställd.

Ett vanligt misstag är att man går in på Stefans mäklarkort och byter ut namnet till en ny persons. Det finns flera anledningar till varför man inte ska göra så. I stället för att räkna upp dessa så förklarar vi hur du bör göra.

Börja med att välja menyn "Listor och Övriga listor". Välj listan som heter "Användare med uppgifter för systemansvarig".

Börja sedan med att lägga upp den nya användaren genom att klicka på knappen "Ny användare/kontaktperson". Välj därefter att dubbelklicka på Stefans namn för att öppna upp hans mäklarkort.
Se bild ovan.

Ta bort kryssen vid "Kontaktperson" och "Tillåt inloggning". Du får då upp följande dialog.

I vårt exempel har vi valt att Magnus Johnsson ska stå som ägare. Tryck på knappen "Ersätt" när du valt den nya ägaren. Bekräfta dialogrutan med "Ja".

Öppna nu den nya användarens uppgifter och kontrollera att rätt moduler blir ikryssade. Stefans tidigare moduler/licenser är nu frisläppta och kan kopplas till den nya användaren. För att kontrollera att allt har fungerat tittar vi på ett av Stefans gamla objekt. Öppna upp objektets egenskaper. Dessa hittar ni enklast genom att högerklicka på objektet ute i en lista. Där står mycket riktigt Magnus som ägare. Se bild nedan.

Viktigt! Att vara ägare till ett objekt innebär inte samma sak som att man är handläggare eller kontaktperson på ett objekt. På Stefans objekt och kunder står fortfarande Stefan som handläggare/kontaktperson.

Samma sak gäller arkiverade affärer. Om Stefan fortfarande har aktuella objekt bör du gå in på respektive objekt och byta till en ny handläggare/kontaktperson. Uppgifterna i arkivregistret bör inte ändras. Det kan vara bra att se att det var Stefan som sålde objektet en gång i tiden. Vill du trots allt massuppdatera handläggare finns en funktion för detta under menyn Inställningar, Gemensamma inställningar samt Ersätt handläggare. Denna funktion ska du köra innan du tar bort användaren som kontaktperson, i vårt fall Stefan. När användaren inte längre har ett kryss för kontaktperson kan du inte komma åt dennes namn längre. Exempel på hur en massuppdatering ser du på nedanstående skärmbild. Vår rekommendation är dock att inte köra denna utan att manuellt uppdaterar eventuella intag/till salu objekt som Stefan står på. Du kan ändra handläggare på flera poster i listan samtidigt genom att markera ett antal objekt i listan. Sedan väljer du i snabbmenyn till vänster, valet "Utför", samt "Övrigt" och "Handläggare", samt "Ändra handläggare".