Importera kontakter från Outlook till Säljstöds personregister

Importera kontaktlista från Outlook till Säljstöd

Har du byggt upp en adressbok med kontakter i Outlook? Du kan då importera kontaktlistan in till Capitex Säljstöd. Här kommer en steg för steg-anvisning hur du går tillväga.

Del 1. Exportera från Outlooks adressbok

Öppna Outlook. Under Arkiv-menyn finns alternativet "Importera och exportera...", klicka här.

I nästa ruta väljer du att "Exportera till en fil". Klicka på knappen Nästa för att komma vidare.

Välj sedan att markera i listan "Tabbavgränsande värden (Windows)". Klicka på knappen Nästa för att komma vidare.

Nu väljer du den mapp som du vill exportera ifrån. I detta fall väljer vi "Kontakter". Klicka på Nästa.

Namnge din fil. Klicka på Bläddra-knappen om du vill spara den på ett speciellt ställe på hårddisken. Det är ju bra om man hittar den sedan när det är dags att importera! Fortsätt med att klicka på Nästa.

Klicka nu på "Slutför" för att starta exporten.

Del 2. Importera kunderna till Säljstöd

Nu ska vi importera data från textfilen vi nyss gjorde. Importen startas via Arkiv - Importera -
från textfil - Personer.

Välj först vilket tecken som fälten i textfilen är separerade med. Vi valde ju Tab i exporten, det
ska alltså stå Tab här också. Nu ska vi hämta in textfilen som du vill importera. Klicka på
Bläddra-knappen och leta upp textfilen på din hårddisk. Markera filen och klicka på "Öppna".

Nu är det dags att koppla ihop fälten i textfilen med rätt fält i databasen.

Välj till vänster den uppgift som ska importeras genom att klicka på raden så att den blir markerad. Du kan börja med att klicka på t ex "Förnamn". Klicka nu på motsvarande uppgift i fönstret för fält att importera till på högersidan. Klicka sedan på "Välj" för att koppla samman fälten. Fortsätt sedan att göra samma sak med alla fält du vill ha med.

När du har fört över alla fälten från vänstersidan så ser du resultatet i nedersta fönstret. För att starta importen klickar du på "Importera". Nu importeras uppgifterna. Ett fönster kommer upp som beskriver hur långt importen har kommit. Om du avbryter importen så slutar programmet importen där den befinner sig, d v s har ett par kunder redan importerats så försvinner de inte.

När importen har gått klart öppnas ett fönster, "Dagens importer". Här kan du se vad som har blivit importerat. Importen av dina kontakter är nu klar! För att se resultatet öppnar du listan Alla personer som du hittar under "Listor - Personer" eller i Navigationen under Kunder.

Unikt fält

Man kan välja ett eller flera fält som är unikt. Med unikt menas att om innehållet i fältet redan finns i registret så uppdateras uppgifterna som finns i databasen för de andra fälten som hänger ihop med det unika. En del fält sätts med automatik som unika, t ex personnummer och organisationsnummer. Exempel: Jag har en importfil med personer, i filen finns förnamn, efternamn, e-postadress och hemtelefonnummer. Om jag väljer att hemtelefonnummer är unikt så kommer importen att söka efter personer i registret som har samma telefonnummer som de som finns i importfilen. Om programmet hittar en person med samma telefonnummer så kommer förnamn, efternamn och e-postadress att uppdateras på den personen. Om programmet inte hittar telefonnumret så kommer en ny person att skapas med de uppgifter som finns i importfilen.