Arkivera objekt för fler framtida affärer

När ett objekt är sålt, kontraktet är påskrivet och tillträdet har ägt rum, vad händer då? Objektet ligger kvar i det aktiva registret med statusen Såld och objektet har försvunnit från Internet. Men det finns ett steg kvar, arkivering!

Genom att arkivera objekt blir ditt aktiva register mindre och snabbare. De uppgifter du arkiverar kan du ändå nå, från arkivregistret.

Gör så här:

Markera ett objekt i listan som du vill arkivera. Du behöver inte öppna objektet utan markera det i valfri lista. Välj i snabbmenyn till vänster valet Utför och valet Arkivera affären.

En informationsruta med olika val visas nu på skärmen där du kan läsa vad som kommer att hända när objektet arkiveras. Läs informationen noga.

Klicka på bilden för större bild!

Som standard arkiveras både köpare och säljare. Avmarkerar du krysset för Bilder kommer samtliga bilder att raderas från objektet. Tar du bort krysset för Dokument och Kalkyler innebär det att du inte kan hämta in dokumenten och kalkylerna när/om du säljer objektet igen. De finns dock kvar för läsning i arkivregistret. Gör dina val och tryck därefter på knappen Nästa.

Klicka på bilden för större bild!

Markera de bilder du vill arkivera tillsammans med objektet. De bilder du inte markerar kommer att raderas från objektet. Du kan markera flera bilder genom att hålla nere Ctrl-tangenten. När du är färdig med markeringen trycker du på knappen Nästa.

Klicka på bilden för större bild!

 

Gör motsvarande markering, som för bilder, för de dokument du vill ha kvar. Arkivdokument innebär att du kan öppna och läsa dem men inte redigera innehållet. När du är klar trycker du på knappen Slutför. Nu arbetar datorn en stund med arkiveringen. Objektet samt köpare/säljare kommer att flyttas från ditt aktiva register till ditt arkivregister. Arkivregistret når du via menyn Listor och valet Arkiverade. Välj den lista som motsvarar objekttypen som du arkiverade. Från denna lista över arkiverade objekt finns, i snabbmenyn till vänster under Utför, ett val för att hämta in objektet till aktivt register igen. Vill du bara titta på uppgifterna öppnar du istället objektet på vanligt sätt. Kapitalvinstberäkningar kan utföras även för arkiverade objekt.

Ett väl fungerande arkivregister är en källa till framtida affärer. Genom att göra urval och utskick från arkivregistret kan du fånga in dem som du en gång sålt till och som kanske funderar på att skaffa något nytt. 

Relaterade dokument:

• Bildslingan

Andra tips & trix:

• Designa egen verktygsrad

Relaterade produkter:

• e-visning