Ystadbostäder - sparar tid med Dialog

Sedan första december 2008 erbjuder Ystadbostäder sina lägenhetssökande tjänsten dialog. En tjänst som innebär att alla sökande får en egen sida att logga in på, ifrån Ystadbostäders hemsida. Via dialogtjänsten loggar kunden in, via hemsidan, på "sin" sida på internet och uppdaterar där sina önskemål och personuppgifter. Eskil Jönsson arbetar som bostadsförmedlare på Ystadbostäder och ser många fördelar med Dialog.

När Ystadbostäder skaffade tjänsten Dialog gick man ut med information och erbjudande till alla intressenter i bostadskön.

- Vi gick ut med erbjudandet till alla våra brevkunder, 900 av dem nappade direkt på erbjudandet men vi har fortfarande 200 kvar som brevkunder, utöver det har vi fått ytterligare 700 nya ansökningar, berättar Eskil.

Möjligheten att själv kunna anmäla via internet har lockat fler sökande samtidigt som genomsnittsåldern sjunker.

- Vi har nu fler yngre i kön än vad vi tidigare haft, det kan ju bero på att de är mer vana vid ny teknik. Vi har statistik sedan 2003 och kan se en tydlig ökning av sökande födda efter 1959 som söker via internet, säger Eskil.

Alla bostadssökande har i stora drag varit positiva till Dialog.

- Den enda nackdelen med tjänsten är de av våra kunder som använder Mac (Macintosh). Problemet blir att de inte kan kryssa i valen vid registreringen, det brukar vi då hjälpa dem med och sedan kan de använda tjänsten lika bra som PC-användare, säger Eskil.

(Detta problem är adresserat till leverantören av den tredjepartskomponent som Capitex använder vid val av område i Dialog. Vi hoppas på en snar lösning.)

Utöver Mac-användare har man inte haft några problem med integrering av Dialog. I de fall man får telefonsamtal handlar det mest om vägledning.

- Vid justeringar i systemet har vi ibland märkt en ökning av telefonsamtal men det beror mycket på att det finns en osäkerhet hos användaren, tror Eskil.

Färre telefonsamtal och utskick

Eskil har märkt en tydlig tidsbesparing genom Dialog, det har framförallt blivit mindre samtal runt intresseanmälningar och uppdateringar. Men man har även märkt mindre frågor om vad som är ledigt.

- Eftersom telefonsamtalen minskat hinner vi koncentrera oss på andra saker som tidigare släpat efter lite vilket i slutändan blir positivt för kunden, berättar Eskil.

- Generella hanteringen och processen att meddela kunden är jättebra. Skulle vi vilja skicka ut meddelande till alla i vår lägenhetskö behöver vi idag bara skicka ut 200 brev och kontakta de resterande 1300 via e-post, fortsätter han.

Färre erbjudandebrev

Dialog innebär också att kunden också har möjlighet att få prenumerationer på de hyreslediga lägenheter som passar in på de önskemål som har angivits. De kan själva göra intresseanmälan och erbjudanden om lägenhet skickas via e-post. Också detta har inneburit en tidsvinst för Ystadbostäder.

- Vi matchar ju fortfarande våra brevkunder vilket innebär att de måste ha lite mer preciserade önskemål. Dialogkunderna sköter sig ju mer själva, berättar Eskil.

I Dialog matchas lediga lägenheter med kundernas önskemål automatiskt. Detta gör att man inte lägre behöver skicka lika många erbjudandebrev.

- Hos våra brevkunder måste vi först meddela att det finns en ledig lägenhet, vi måste också skicka med information om lägenheten. Dialogkunderna har ju redan tagit första steget och visat intresse själva. Tidigare skickade vi ut 10 erbjudanden när vi hade en lägenhet till uthyrning. Till våra dialogkunder skickar vi ut 3. Eftersom vi fortfarande har brevkunder använder vi oftast en mix och skickar ut 2 erbjudande till brevkunder och 2 till dialogkunder, säger Eskil.

Snabbare uthyrningsprocess

Ystadbostäder har ett gediget bildmaterial över sina lägenheter och när de har något ledigt lägger de ut bildmaterial och beskrivning så kunderna kan se detta. Kunden loggar in på sin sida och kan se en beskrivning av lediga lägenheter utifrån de önskemål de lämnat. Detta har gjort att även uthyrningsprocessen har blivit snabbare genom Dialog. Eskil berättar att man får svar mycket fortare och att man vid ett par tillfällen till och med fått svar samma dag som man skickat ut e-post med förfrågan.

- Det har nog mycket att göra med att Dialogkunderna redan har gjort sig en uppfattning av lägenheten, fortsätter han.

En av nackdelarna är att kunderna ibland är lite för detaljerade i sina önskemål.

- Det vi ibland märkt är att några Dialogkunder ibland har preciserat sina önskemål för mycket, vi brukar rekommendera våra kunder att hellre sätta ett kryss för lite än ett för mycket. Kryssar man för att man vill ha balkong får man inte erbjudande om de lägenheter som har uteplats, men jag fångar ofta upp dessa kunder och kan vid en kontakt med dem ändra uppgifterna, säger Eskil.

Öppet dygnet runt

Genom Dialog har man möjlighet att när som helst kunna gå in på "sin" sida, göra ändringar i sina önskemål eller titta på lediga objekt. Detta innebär att lägenhetssökande kan logga in när de har tid och inte är beroende av öppettider. Ystadbostäder brukar försöka lägga ut objekt över lördag och söndag så alla ska ha chansen att se dem. Man har också märkt en positiv "bonus" med Dialog.

- Vissa objekt som annars anses svåra att hyra ut är nu lättuthyrda och får många sökande, även sökande som vi inte trodde var intresserade, säger Eskil.

Positivt överraskade

Många som vill ställa sig i bostadskön hos Ystadbostäder vet inte om att man erbjuder möjligheten till egen sida. Man har heller inte valt att enbart ha intresseanmälan via internet utan man har kvar ett fåtal brevkunder.

- Vi får fortfarande in ungefär en brevkund per vecka. Då brukar vi fråga den lägenhetssökande om de inte vill använda internet istället. Vissa nappar på det medan andra vill fortsätta som brevkunder. En del dessa har senare e-postat oss, då frågar vi igen om de inte vill använda internet istället. Vi har på detta sätt fångat