Tablet PC sparar tid och pengar vid avflyttningsbesiktningar!

Ytterligare ett steg mot det papperslösa samhället. CA Fastigheter har slutat använda besiktningsprotokoll på papper, istället använder man digitala besiktningsprotokoll som enkelt fylls i via en Tablet PC. Dokumentet läggs sedan digitalt i journalen i Capitex Säljstöd och blir direkt tillgängligt.

- Allteftersom hyresgäster blir mer datoriserade följer CA Fastigheter med och gör processer enklare och effektivare både för hyresgäster och för oss, säger Johan Frick, Regionchef på CA Fastigheter i Kalmar.

Tablet PC

CA Fastigheter har precis börjat arbeta på ett nytt sätt när de genomför avflyttningsbesiktningar. Genom att använda digitala besiktningsprotokoll och en Tablet PC har man effektiviserat processen och valt bort pappersblanketter.

Det som kännetecknar en Tablet PC är oftast att den har en tryckkänslig skärm så att man, med hjälp av en penna, kan skriva direkt på skärmen. Fördelen med Tablet PC är att du kan använda vilket arbetssätt du vill och kan anpassa dig efter situationen . T.ex när du startar besiktningen har du din PC i tablet-läge och skriver med pennan in 1, 2 eller 3 på de olika bedömningspunkterna direkt på skärmen när du går runt i lägenheten eller lokalen. När du sedan vill utveckla 2:orna och 3:orna med text så fäller du över skärmen som vanligt och du har en vanlig laptop med tangentbord, som du kan skriva kommentarer med.

Från pappersblankett...

Tidigare fick man manuellt ta fram protokollen i pappersformat och för hand fylla i uppgifter om genomfört underhåll för att sedan ta med sig det vid en besiktning. Alla anteckningar gjordes på pappersprotokollet och när det var klart och underskrivet av både in- och avflyttande hyresgäst samt besiktningsmannen lämnades det till kontoret där det sattes in i rätt fastighetspärm. Dessutom skulle protokollet kopieras och skickas till de in- och avflyttande hyresgästerna.

...till digital

Idag behöver man ingen papperskopia, man har protokollet i pdf-format med sig i datorn. Via Capitex Säljstöd tar man upp den aktuella lägenheten och klickar på "ifyllt besiktningsprotokoll" så får man fram ett digitalt besiktningsprotokoll där lägenhetsnummer, adress, fastighet, in- och avflyttande hyresgästs aktuella adresser, telefonnummer och e-postadresser samt rumsbeskrivning redan finns ifyllt. Vid besiktningen görs alla noteringar i blanketten på Tablet PC med tangentbordet och pekpennan. In- och avflyttande hyresgäst samt besiktningsmannen skriver under protokollet direkt via skärmen med pekpennan. Sedan sparar man protokollet direkt i journalen för den aktuella lägenheten i Capitex Säljstöd. Protokollet kan därefter direkt skickas till in- och avflyttande hyresgäst via e-post.

Effektivare arbetssätt

- Det är ett mycket lättare och effektivare sätt att arbeta, dessutom sparar vi både papper och tid på det nya systemet, säger Fredrik Samuelsson, Teknisk chef på CA Fastigheter.

- Informationen finns redan i Capitex Säljstöd så dubbelarbetet med att fylla i blanketter har vi nu sluppit genom att det viktigaste redan är ifyllt på blanketten av systemet, fortsätter han.

Ökad tillgänglighet

Genom att införa ett nytt arbetssätt har CA Fastigheter fått ett effektivare och enklare sätt att arbeta. Dessutom vinner man tid eftersom både in- och avflyttande hyresgäst får protokollet fortare.

-Vi har fått en ökad tillgänglighet på informationen gällande underhåll, tidigare fanns felen antecknade på papperskopian vilken fanns på kontoret. Då fick man ringa och be dem ta fram informationen för att sedan faxa den till fastighetsskötaren. Nu kan vem som helst med behörighet för fastighetsinformation direkt gå in i Capitex Säljstöd och ta del av informationen när de så önskar, säger Fredrik.

Mikael Georgsson på Capitex berättar att resan till Tablet PC som verktyg har gått via Anotopennan.

-Vi byggde stöd för att fylla i blanketter med den digitala Anotopennan på en anpassad pappersblankett. Våra kunder tycker att Pdf dokument som det går att fylla i digitalt är mer tilltalande. En dator ska ju ändå alla ha. Dessutom kommer bland annat Apples nya Ipad att visa vägen för pekskärmen. Tablet PC åker med på vågen, i USA är det redan stort.

-Vi tror mycket på produkten, i takt med att rätt hyra/marknadshyror införs så kommer alla lägenheter att behöva besiktigas på något sätt, säger Mikael.

-Jag måste erkänna att jag var väldigt tveksam till det nya arbetssättet men nu är jag övertygad om att detta är bra. Att signera direkt på skärmen med pennan är för många en ny och positiv upplevelse, säger Magnus Wernersson, Arbetsledare på fastighetsservice, CA Fastigheter i Kalmar.

Vill du veta mer?

Kontakta Capitex Fastighet

Mikael Georgsson, tel 0480-44 74 74

mikael.georgsson@capitex.se