Felanmälan blir serviceanmälan på fastighetsbolagens webbsidor

Alla strävar efter att förbättra dialogen med sina kunder inte minst i dessa tider när det inte görs några fastighetsaffärer i någon större utsträckning, utan det är kundvård och kundutveckling som gäller. Ett sätt att göra detta är att omvandla en felanmälan till en serviceanmälan. Målet med detta är att försöka ge kunderna den information de eftersöker precis när de efterfrågar den och dessutom minska stressen för båda parter.

Tänk dig att en av era hyresgäster har problem med värmen i lokalen. De har fått information om att de ska anmäla fel och brister samt anmärka på servicen på webbsidan. Så de går in på webbsidan.

Ni som fastighetsbolag känner redan till problemet med att ni måste lufta elementen i deras fastighet.

En annan hyresgäst hade redan felanmält det via webbsidan tidigare i veckan när kylan slog till. Ni påbörjade då luftningen och i samma veva uppdaterade ni ert extranät med följande: "För er information så har vi för närvarande problem med att hålla en jämn temperatur i lokalerna i er fastighet. Det beror på köldväxlingarna ute och att det finns luft i rörsystemet. Vi har därför påbörjat luftning av elementen, detta kommer sannolikt hålla på hela veckan innan vi trimmat oss inför vintern. Vi ber om överseende."

Förutom att hyresgästen får svar på sin fråga och förhoppningsvis upplever det som proffsig bra service visar ni att ni har kontroll på läget vilket skapar förtroende gentemot hyresgästen. Det mest positiva med detta är att den nöjda hyresgästen faktiskt hjälpte sig själv genom att han besökte er webbsida/extranät och fick den information han skulle ha precis vid det tillfälle han/hon efterfrågade den.

Fel uppstår vare sig man vill eller inte. Men det behöver inte vara besvärligt att administrera dem. Varför inte utnyttja dem på ett positivt sätt. Ett snabbt besked ger nöjda hyresgäster som stannar längre.

Det är viktigt att kunna arbeta smidigt med sina kundkontakter. Med ett anmälningsformulär på er webbsida kopplat till modulen Serviceanmälan i Capitex Säljstöd Fastighet hanterar du felanmälningar på ett effektivt sätt. Du underlättar för fastighetsskötaren, administratören och hyresgästen.

Statistik och uppföljning

Hyresgästen kan när som helst anmäla felet via er hemsida och du samlar alla problembeskrivningar i datorn. På så sätt minskar du risken för att någon anmälan skulle komma bort. Dessutom ger det möjlighet till överblick: Dyker vissa problem upp ofta? Sker det i vissa fastigheter eller med vissa intervall? Kanske är det snart dags att göra en större åtgärd på någon av era fastigheter.

Med Serviceanmälan blir det enkelt att göra uppföljningar och se vad som har gjorts eller vad som ännu inte har åtgärdats. Dessutom har ni möjlighet att ge snabba besked till era hyresgäster.

"Digital trapphusinformation"

Det unika med Capitex Serviceanmälan är att man här lägger in alla entreprenörer och kopplar ihop dem och deras åtagande med respektive fastighet. Detta gör att man genom att klicka på respektive entreprenörs länk för att läsa om vilken service som gäller för den aktuella fastigheten i realtid. Detta ger ett mervärde till hyresgästen då han/hon kan se specifika detaljer. Detta blir ett slags digital trapphusinformation som ni kan sitta på kontoret och administrera. Det går även att generera en automatisk trapphusinformation i pdf-format som det är enkelt att uppdatera och anslå i porten. mikael.georgsson@capitex.se